Mitarbeiter:in Administration im Grants Office (m/w/d)

Das Grants Office ist die zentrale Anlaufstelle für Forschungsförderung an der ETH Zürich und unterstützt Forschende aller Karrierestufen beim Identifizieren, Einwerben und Verwalten kompetitiver nationaler und internationaler Forschungsgelder. Wir begleiten zudem den Evaluationsprozess der ETH-Departemente und betreuen die ETH-internen Forschungsförderprogramme (Projekt- und Talentförderung), führen die Geschäftsstellen der Forschungskommission und der Preiskommission und unterstützen die Vizepräsidentin für Forschung in strategischen, konzeptionellen und organisatorischen Fragen.

Zur Verstärkung unseres Sekretariats suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte, initiative und organisationsstarke Persönlichkeit. Die Stelle verbindet klassische Sekretariatsaufgaben mit der Mitarbeit in vielfältigen administrativen Prozessen im Forschungsumfeld. Wer Freude daran hat, Abläufe zu koordinieren, Daten sorgfältig zu pflegen und verlässlich den Überblick zu behalten, findet bei uns ein spannendes Tätigkeitsfeld.

Stellenbeschreibung

In einem dynamischen und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld übernehmen Sie administrative und organisatorische Aufgaben im Zusammenhang mit diversen Prozessen im Grants Office, führen das allgemeine Sekretariat vom Grants Office (inkl. Telefondienst, Terminorganisation, Materialbestellung) und unterstützen die Fachpersonen zusätzlich in folgenden Bereichen:

• Verwaltung von Drittmittelprojekten, inkl. Pflege von Schnittstellen mit relevanten Verwaltungseinheiten, sowie Vorbereitung und Qualitätssicherung von Entscheidungs- und Korrespondenzdokumenten
• Organisation von Informationsveranstaltungen für Forschende und Pflege der entsprechenden Kommunikationskanäle
• Organisation der Besuche der externen Gutachter im Rahmen der departementalen Evaluationen
• Finanzadministration: Spesen erfassen, Rechnungen kontieren, Budget, Trendrechnung
• Personaladministration: Ein-/Austritte, Support bei der Einarbeitung
• Qualitätssicherung, insb. Monitoring und Pflege der Datenbanken im Grants Office

Profil

• Sie bringen fundierte Berufserfahrung im administrativen Bereich mit, vorzugsweise in einer äquivalenten Position im Hochschulumfeld
• Sie zeichnen sich durch einen sicheren Umgang mit digitalen Tools aus, wobei Kenntnisse in File-Maker oder anderen Datenbanksystemen von Vorteil sind
• Sie sind eine teamfähige, lösungs- und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit grosser Eigeninitiative und Freude an der Arbeit in einem internationalen Umfeld und mit verschiedenen Anspruchsgruppen
• Sie arbeiten gerne sorgfältig, exakt und behalten auch bei einer Vielzahl paralleler Aufgaben und in hektischen Situationen den Überblick
• Eine hohe Serviceorientierung sowie ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein zeichnen Ihre Arbeitsweise aus
• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden ihr Profil ab

Wir bieten

Sie erwartet ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einer offenen, wertschätzenden und kollegialen Arbeitskultur. Ihr Arbeitsplatz im historischen ETH-Hauptgebäude bietet eine moderne Infrastruktur sowie eine hervorragende Anbindung an den öffentlichen Verkehr. Darüber hinaus profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen, darunter  Vergünstigungen , wie z.B. für ÖV-Abonnemente und Car-Sharing, ein vielseitiges Sportangebot des ASVZ , verschiedene Angebote zur  Kinderbetreuung sowie attraktive Sozial- und  Vorsorgeleistungen .

Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt.

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen im PDF-Format:

• Motivationsschreiben 
• Lebenslauf 
• Arbeitszeugnisse und Diplome 

Bitte informieren Sie sich vor ihrer Bewerbung auf unserer Webseite über das Grants Office und beschreiben Sie in Ihrem Anschreiben kurz, warum Sie gerne Teil unseres Teams werden möchten.

Bewerbungen nehmen wir ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal entgegen. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Für Auskünfte steht Ihnen Frau Dr. Frédérique Amor, E-Mail auf jobs.nzz.ch ansehen (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich .