Responsable Administratif(ve) et Systèmes

Partenaire privilégié des familles, notre mission est de répondre à la demande sociétale de l’accueil de jour extrafamilial, dans la volonté de préparer les adultes de demain à la citoyenneté. Forte de ses 20 structures d’accueil dans le préscolaire et le parascolaire, la Fondation de l’enfance et de la jeunesse est un employeur dynamique, qui encourage entre autres la formation continue, et garantit un cadre de travail professionnel et bienveillant. Partenaire privilégié des familles, notre mission est de répondre à la demande sociétale de l’accueil de jour extrafamilial, dans la volonté de préparer les adultes de demain à la citoyenneté. Forte de ses 20 structures d'accueil dans le préscolaire et le parascolaire, la Fondation de l'enfance et de la jeunesse est un employeur dynamique, en croissance, qui encourage entre autres la formation continue, et garantit un cadre de travail professionnel et bienveillant. Pour renforcer le département Administration Finances, nous recherchons un/une : Responsable Administratif(ve) et Systèmes Lieu de travail: Type de contrat: Taux d'activité: Date d'entrée: Date de publication: Taux d'activité : 100 % Lieu de travail : Administration de la FEJ, Chemin du Montillier 3, 1009 Pully Entrée en fonction :Le 1er décembre 2026 ou à convenir Responsabilités clés Piloter, aux côtés de la Directrice Administration Finances, l'administration du service, le pôle secrétariat et les systèmes d'information de la Fondation. Management du pôle secrétariat Superviser l'accueil physique et téléphonique, le traitement du courrier entrant et la correspondance Décider de la coordination de l'agenda général de la FEJ et des instances Garantir la continuité et la qualité du service administratif en toutes circonstances Encadrer et évaluer le pôle secrétariat Piloter l'administration interne courante du service (documentation, archivage, correspondance) Soutenir les institutions dans leurs responsabilités administratives courantes Systèmes, processus et pilotage IT Proposer et préparer les outils systèmes, matériel informatique et contrats prestataires, puis piloter leur mise en œuvre Cartographier les processus administratifs du périmètre, proposer un référentiel documenté et en assurer la continuité Former les collaborateurs aux logiciels et outils numériques introduits par l'administration Assurer le support informatique de premier niveau et coordonner les prestataires de deuxième niveau Gérer les droits d'accès et l'arborescence informatique de l'administration et des structures d'accueil Conformité contrôle Mettre en œuvre et suivre la politique de protection des données (LPD) Participer au dispositif de contrôle interne (SCI) pour le périmètre administratif, en assurer le suivi et le reporting Conventions, appels d'offres et audits Rédiger et suivre les conventions avec partenaires et prestataires, ainsi que les mandats confiés à des tiers Préparer et suivre les procédures d'appels d'offres du service Conduire, en autonomie, les audits administratifs périodiques des structures d'accueil Rapport annuel, donateurs et aides financières Être porteur principal du rapport annuel : coordonner et rédiger les volets administratifs Préparer et suivre les dossiers de soutien financier auprès de donateurs Capacité à modéliser, documenter et piloter des processus administratifs Vous êtes familier du secteur informatique et êtes considéré/e comme un « Super User » Leadership managérial, aptitude à fédérer une équipe Excellente organisation, rigueur et autonomie dans la gestion de son périmètre Sens du service et aisance relationnelle, à l'aise avec les équipes de terrain comme avec la direction Gestion de projet Intérêt marqué et pratique des outils d'intelligence artificielle appliqués à l'administration Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365 et des outils de gestion de processus (Optimiso, WEDO ou équivalents) Formation expériences souhaitées Formation supérieure type HES, Bachelor, Master en gestion d'entreprise, management ou équivalent Expérience confirmée de minimum 5 ans dans une fonction similaire, dont une expérience en management d'équipe Expérience en gestion de parc informatique, coordination IT ou optimisation de processus L'opportunité d'évoluer dans une organisation engagée et collaborative, au service de l'enfance Un environnement de travail riche en défis stimulants et variés, au sein d'une entreprise avec des valeurs humaines et une équipe dynamique Une culture d'entreprise basée sur la confiance, le respect et l'équité La possibilité de se former 5 semaines de vacances (6 semaines dès 50 ans) + pont de Noël offert Un lieu de travail à proximité des transports publics #J-18808-Ljbffr