RESPONSABLE ADMINISTRATIF & SYSTEMES

Partenaire privilégié des familles, notre mission est de répondre à la demande sociétale de l'accueil de jour extrafamilial, dans la volonté de préparer les adultes de demain à la citoyenneté.Forte de ses 20 structures d'accueil dans le préscolaire et le parascolaire, la Fondation de l'enfance et de la jeunesse est un employeur dynamique, en croissance, qui encourage entre autres la formation continue, et garantit un cadre de travail professionnel et bienveillant.Pour renforcer le département Administration Finances, nous recherchons un/une :RESPONSABLE ADMINISTRATIF(VE) SYSTEMESTaux d'activité 100 %Lieu de travail Administration de la FEJ, Chemin du Montillier 3, 1009 PullyEntrée en fonction Le 1er décembre 2026 ou à convenirResponsabilités clésPiloter, aux côtés de la Directrice Administration Finances, l'administration du service, le pôle secrétariat et les systèmes d'information de la Fondation.Management du pôle secrétariatSuperviser l'accueil physique et téléphonique, le traitement du courrier entrant et la correspondanceDécider de la coordination de l'agenda général de la FEJ et des instancesGarantir la continuité et la qualité du service administratif en toutes circonstancesEncadrer et évaluer le pôle secrétariatAdministrationPiloter l'administration interne courante du service (documentation, archivage, correspondance)Soutenir les institutions dans leurs responsabilités administratives courantesSystèmes, processus et pilotage ITProposer et préparer les outils systèmes, matériel informatique et contrats prestataires, puis piloter leur mise en œuvreCartographier les processus administratifs du périmètre, proposer un référentiel documenté et en assurer la continuitéFormer les collaborateurs aux logiciels et outils numériques introduits par l'administrationAssurer le support informatique de premier niveau et coordonner les prestataires de deuxième niveau Gérer les droits d'accès et l'arborescence informatique de l'administration et des structures d'accueilConformité contrôleMettre en œuvre et suivre la politique de protection des données (LPD)Participer au dispositif de contrôle interne (SCI) pour le périmètre administratif, en assurer le suivi et le reportingConventions, appels d'offres et auditsRédiger et suivre les conventions avec partenaires et prestataires, ainsi que les mandats confiés à des tiersPréparer et suivre les procédures d'appels d'offres du serviceConduire, en autonomie, les audits administratifs périodiques des structures d'accueilRapport annuel, donateurs et aides financièresÊtre porteur principal du rapport annuel : coordonner et rédiger les volets administratifsPréparer et suivre les dossiers de soutien financier auprès de donateursCompétences clésCapacité à modéliser, documenter et piloter des processus administratifsVous êtes familier du secteur informatique et êtes considéré/e comme un « Super User »Leadership managérial, aptitude à fédérer une équipeExcellente organisation, rigueur et autonomie dans la gestion de son périmètreSens du service et aisance relationnelle, à l'aise avec les équipes de terrain comme avec la directionGestion de projetIntérêt marqué et pratique des outils d'intelligence artificielle appliqués à l'administrationMaîtrise avancée de la suite Microsoft 365 et des outils de gestion de processus (Optimiso, WEDO ou équivalents)Formation expériences souhaitéesFormation supérieure type HES, Bachelor, Master en gestion d'entreprise, management ou équivalentExpérience confirmée de minimum 5 ans dans une fonction similaire, dont une expérience en management d'équipeExpérience en gestion de parc informatique, coordination IT ou optimisation de processusNous vous offronsL'opportunité d'évoluer dans une organisation engagée et collaborative, au service de l'enfanceUn environnement de travail riche en défis stimulants et variés, au sein d'une entreprise avec des valeurs humaines et une équipe dynamiqueUne culture d'entreprise basée sur la confiance, le respect et l'équitéLa possibilité de se former5 semaines de vacances (6 semaines dès 50 ans) + pont de Noël offertUn lieu de travail à proximité des transports publics #J-18808-Ljbffr