RESPONSABILE AMMINISTRATIVO/A

Rif: CO-103

Settore: Commerciale & Industriale

Per conto di un nostro prestigioso cliente operante nel settore automotive ricerchiamo un/a responsabile amministrazione - sales. Il candidato ideale dovrebbe possedere un mix equilibrato di competenze amministrative, finanziarie, organizzative e relazionali. È assolutamente necessaria la provenienza dal mondo delle concessionarie auto, in particolare: conoscenza dei processi di vendita automotive; gestione pratiche relative a veicoli nuovi e usati; valutazione documentale dei ritiri usato; conoscenza dei flussi operativi di concessionaria; familiarità con processi e standard delle Case Madri automotive; gestione delle garanzie e delle coperture assicurative.

Competenze richieste:

Il candidato ideale si contraddistingue per le seguenti competenze / esperienze:

• 3-5 anni di esperienza in amministrazione vendite, back office commerciale o accounting all'interno di una concessionaria auto in Svizzera
• Ottima conoscenza dei processi di vendita, leasing, finanziamento e gestione documentale
• Solida dimestichezza con fatturazione, controllo marginalità e cash flow
• Elevata precisione, capacità organizzativa e orientamento ai processi
• Abilità nel coordinare interlocutori interni ed esterni (Sales, Finance, Case Madri, clienti)
• Ottima padronanza di Excel e dei sistemi gestionali aziendali
• Forte orientamento al cliente e alla qualità del servizio

In ambito Amministrativo si richiede comprovata esperienza specifica di settore in:

• Gestione completa del ciclo amministrativo di vendita
• Controllo e verifica della documentazione contrattuale
• Gestione pratiche leasing, finanziamenti e garanzie
• Conoscenza dei processi di immatricolazione veicoli
• Gestione documentale e archiviazione digitale
• Verifica della conformità amministrativa delle pratiche di vendita
• Conoscenza delle normative relative alla compravendita di veicoli nuovi e usati

In ambito Contabilità e Finanza si richiede esperienza in:

• Fatturazione attiva e passiva
• Controllo incassi e monitoraggio acconti clienti
• Verifica delle marginalità di vendita
• Controllo delle provvigioni su prodotti finanziari e leasing
• Gestione cash flow e solleciti di pagamento
• Conoscenze di contabilità generale
• Riconciliazioni amministrative e finanziarie
• Analisi economica delle operazioni commerciali

In ambito Operations si richiede esperienza comprovata in:

• Monitoraggio KPI commerciali e amministrativi
• Controllo qualità dei processi interni
• Gestione workflow e procedure aziendali
• Coordinamento interfunzionale tra reparti Sales, Finance e Administration
• Gestione ticket e problematiche con Case Madri
• Controllo avanzamento ordini e consegne
• Monitoraggio stock e rotazione veicoli

Altro:

• Utilizzo avanzato di ERP gestionali e capacità di apprendere rapidamente nuovi software gestionali
• Familiarità con piattaforme automotive
• Lingue: Italiano (madrelingua), Ottima conoscenza della lingua inglese (parlata/scritta). La conoscenza della lingua tedesca costituirà titolo preferenziale
• Precisione e attenzione al dettaglio, elevata accuratezza nella gestione documentale
• Forte orientamento alla compliance e alle procedure
• Gestione efficace di molteplici pratiche simultanee
• Capacità di rispettare scadenze stringenti
• Problem Solving
• Capacità Relazionali, capacità di collaborare con team multidisciplinari

Principali mansioni e responsabilità:

Funzioni Amministrative

• Gestione amministrativa contratti di vendita (supervisione inserimenti e archiviazione)
• Controllo della corretta applicazione dei processi SALES
• Coordinamento tra SALES – FINANZE – CAO
• Gestione e controllo dei contratti con i fornitori e le finanziarie (leasing), delle garanzie
• Controllo del processo amministrativo di vendita dall’inserimento dell’ordine alla consegna dell’auto
• Controllo della corretta gestione e redazione della corretta documentazione riguardo i ritiri delle vetture usate di clienti da parte dei venditori, e del flusso riguardo le perizie sulle vetture ritirate e verifica della completezza della dotazione/documentazione
• Gestione della documentazione dei veicoli nuovi ed usati e gestione della corretta archiviazione
• Verifica della corretta esecuzione di tutte le pratiche burocratiche relative agli ordini di nuove auto con il cliente e il reparto amministrativo
• Verifica della corretta chiusura di una pratica sales ed approvazione all’immatricolazione del veicolo, come step conclusivo del processo
• Monitoraggio dei ticket con casa madre allo scopo di garantire una pronta risoluzione
• Monitoraggio del flusso logistico per le nuove auto e monitorare la data di consegna
• Verifica della corretta gestione ed attivazione delle garanzie, secondo quanto previsto da contratto, e verifica delle coperture necessarie al momento della consegna del veicolo
• Gestione informatizzata dello stock veicoli, della corretta pubblicazione degli annunci sui portali e la corretta gestione dei flussi di gestione di vendita delle vetture usati sui sistemi delle Case Madri
• Supporto nella gestione dei reclami dei clienti
• Supporto a case madri per gestire in modo puntuale e preciso il flusso dei documenti SALES
• Interagire con le case madri per la corretta gestione del processo SALES secondo le linee guida del marchio

Funzioni Finanziarie

• Monitoraggio acconti versati dai clienti
• Monitoraggio acconti riversati alle case madri
• Verifica delle marginalità su veicoli nuovi ed usati
• Interazione con il responsabile SALES per l’ottimizzazione dello stock veicoli nuovi ed usati
• Controllo delle provvisioni su Leasing
• Gestione della fatturazione attiva e passiva del reparto
• Garantire pagamenti puntuali da parte dei clienti
• Verifica dei richiami di pagamento mensili ed ottimizzazione del cash flow
• Contabilizzazione, pagamento e archiviazione di tutti i documenti contabili concernenti il settore SALES