Aide Administrative - Département Projets de Construction (a) entre 80 et 100 %

Ce qui vous attend

• Assurer le soutien administratif quotidien de l’équipe en charge des projets de construction
• Gérer la boîte e-mail du département, le courrier entrant et sortant ainsi que les correspondances courantes
• Contacter et relancer les interlocuteurs internes et externes afin de réunir les informations et documents nécessaires
• Créer, organiser, mettre à jour et archiver les dossiers de projet sous format numérique et physique
• Ouvrir, suivre et clôturer les projets dans les outils internes et les plateformes des clients
• Assurer la saisie, le classement et la transmission des documents conformément aux processus définis
• Tenir à jour les tableaux de suivi, les échéances et les données administratives, contractuelles et financières des projets
• Préparer les offres, demandes de crédit, contrats et commandes destinés aux fournisseurs et mandataires
• Effectuer un premier contrôle administratif des contrats, commandes et factures
• Suivre les circuits de validation des documents et accompagner les partenaires externes dans leurs démarches administratives
• Traiter et suivre les factures fournisseurs ainsi que la facturation mensuelle des projets
• Préparer les décomptes finaux et accompagner la clôture administrative des projets
• Gérer les fournitures, le matériel et les logiciels nécessaires au bon fonctionnement de l’équipe

Ce que vous apportez

• CFC d’employé·e de commerce ou formation jugée équivalente
• Première expérience de 1 à 2 ans dans une fonction administrative, idéalement dans un environnement de gestion de projets
• Une connaissance du secteur de la construction constitue un atout
• Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit.
• Connaissances de base de l’allemand souhaitées. Des connaissances en anglais constituent un atout
• Très bonne maîtrise de l’environnement Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook
• La connaissance de SAP, InvoiceR, CAFM Archibus ou Messerli constitue un gros avantage
• Aisance avec les environnements de travail à distance, notamment Citrix, appréciée
• Excellentes capacités d’organisation et aptitude à gérer simultanément plusieurs tâches
• Sens des priorités, fiabilité et rigueur dans l’exécution des activités administratives
• Approche proactive, capacité d’anticipation et esprit d’initiative
• Autonomie dans le travail, tout en appréciant la collaboration en équipe
• Communication aisée, sens du service et facilité dans les interactions avec différents interlocuteurs
• Flexibilité et capacité à garder une bonne vue d’ensemble en période de forte activité
• Fort intérêt pour les activités de saisie et les tâches répétitives, de contrôle et de suivi nécessitant précision, constance et concentration
• Disponibilité pour prendre en charge ponctuellement des tâches variées dépassant le périmètre administratif habituel