Dokumentenverwalter

Stellenbeschreibung

Überblick über die Position

Wir suchen eine zuverlässige, organisierte und detailorientierte Person, die unser Team als Dokumentenverwalter (Document Controller) verstärkt. Zu den Aufgaben gehören die Verwaltung digitaler Dokumente, die Pflege von Unterlagen, die Aktualisierung von Informationen sowie die Sicherstellung, dass Dateien ordnungsgemäß strukturiert und leicht zugänglich sind.

Die Tätigkeit kann aus der Ferne (Remote/Homeoffice) ausgeübt werden. Eine Online-Schulung wird bereitgestellt, um die ausgewählte Person mit den erforderlichen Abläufen und digitalen Werkzeugen vertraut zu machen. Motivierte Kandidaten mit Lernbereitschaft sind herzlich eingeladen, sich zu bewerben.

Arbeitsbedingungen

Arbeitsort: Remote / Homeoffice

Beschäftigungsart: Vollzeit oder Teilzeit (je nach Verfügbarkeit)

Arbeitszeiten: Vormittags, nachmittags oder abends möglich (je nach Verfügbarkeit)

Schulung: Online-Schulung und Einarbeitung werden angeboten

Ausrüstung: Ein Computer oder Laptop sowie eine stabile Internetverbindung sind erforderlich

Vergütung: Gemäß den vom Arbeitgeber festgelegten Konditionen

Hauptaufgaben

Organisation und Pflege digitaler Dokumente und elektronischer Dateien.

Eingabe neuer Informationen und Aktualisierung bestehender Unterlagen.

Überprüfung von Dokumenten auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

Führung von Dokumentenverzeichnissen und strukturierten Ablagesystemen.

Sortierung und Kategorisierung von Dateien für einen schnellen Zugriff.

Nachverfolgung von Dokumentenaktualisierungen und Pflege aktueller Datensätze.

Bereitstellung von Dokumenten für autorisierte Teammitglieder bei Bedarf.

Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zur Speicherung und Handhabung von Dokumenten.

Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben.

Wahrung der Vertraulichkeit von Unternehmensinformationen.

Anforderungen

Grundlegende Computer- und Internetkenntnisse.

Vertrautheit mit E-Mail-Programmen, Tabellenkalkulationen und Bürosoftware.

Gute organisatorische Fähigkeiten und eine sorgfältige, detailorientierte Arbeitsweise.

Fähigkeit, Anweisungen zu befolgen und Fristen einzuhalten.

Verantwortungsbewusste Arbeitsweise und Lernbereitschaft.

Fähigkeit, nach der Einarbeitung eigenständig zu arbeiten.

Erfahrung in der Dokumentenverwaltung oder in administrativen Bereichen ist von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung, da eine Einarbeitung erfolgt.

Es wird eine Online-Schulung angeboten, die den ausgewählten Kandidaten mit den Abläufen der Dokumentenverwaltung, digitalen Ablagesystemen, der Aktenführung sowie den täglichen Aufgaben vertraut macht.

Die Schulung führt Schritt für Schritt in die relevanten Werkzeuge und Arbeitsabläufe ein. Auch Bewerber ohne Vorkenahrungen können berücksichtigt werden, sofern sie die grundlegenden Anforderungen erfüllen und lernbereit sind.

Bewerbung

Interessierte Kandidaten sind herzlich eingeladen, ihre Bewerbung einzureichen. Bewerber, die in die engere Auswahl gekommen sind, erhalten weitere Informationen zur Stelle, zu den Schulungsmodalitäten, zu den verfügbaren Arbeitszeiten sowie zu den nächsten Schritten im Auswahlverfahren.