RESPONSABLE DU PROGRAMME SUISSE à 60 % (Taux évolutif en fonction du développement des projets suiss

Médecins du Monde Suisse

MISSIONS DU POSTE

Coordonner les actions des responsables de projets suisse pour assurer le déploiement du programme annuel du pôle suisse. Renforcer la coordination entre les responsables de projets et l'ensemble des pôles du siège.

En collaboration avec le responsable qualité et plaidoyer, prospecter et coordonner la mise en place de nouvelles activités au sein du programme suisse, en fonction des besoins observés et des opportunités identifiées.

Développer des outils de gestion de projets (administratifs, financiers, programmatiques, sécurité) ; former et accompagner les responsables de projets à leur usage. Assurer et faciliter le lien avec les différentes équipes du siège (finances, comptabilité, santé).

Accompagner les responsables de projets dans l'acquisition et le suivi des liens avec les partenaires financiers pour le programme suisse.

ACTIVITÉS PRINCIPALES DE LA FONCTION

DEFINITION DES PROCESSUS ET ANIMATIONDU programme SUISSE

· Définir, en collaboration avec les responsables de projets, les processus programmes et financiers répondant aux besoins de la mission et du siège (notamment les outils tels que les SITREP, VROOM).

· Former les responsables de projets dans l'utilisation des outils programmatiques, financiers et des processus d'achats.

· Coordonner l'établissement du programme annuel du pôle programme suisse.

· Organiser et animer les COPIL du programme suisse et inviter les personnes ressources du siège selon les besoins.

· Soutenir à distance les responsables de projets par une disponibilité régulière pour des échanges ponctuels selon les besoins et un contact bilatéral privilégié mensuel.

· Accompagner la qualité de vie au travail pour les équipes du programme suisse (sortie annuelle, formations continues...).

· Orienter les responsables de projets auprès des ressources internes et externes de l'organisation.

· Remplir mensuellement le cockpit (outils de suivi) du programme suisse.

· En collaboration avec le chargé de qualité et plaidoyer, rédiger les textes destinés au rapport annuel.

· Participer à la communauté des opérations domestiques du réseau international MdM.

· Participer à certaines plateformes de réseau et événements en lien avec le public-cible du programme.

ACCOMPAGNEMENT ET DéVELOPPEMENT DES PROGRAMMES

· Assurer le recrutement et coordonner le briefing / débriefing des postes de responsables de projets.

· Suivre le management des responsables de projets (sur délégation de la direction).

· Accompagner les processus de recrutement des collaborateurs des programmes suisses (participation aux entretiens, fichier de sélection, vérification des contrats et DF proposés par les RH, lien avec les responsables de projets, organisation des modalités d'accueil).

· Recueillir les rapports mensuels (sitreps), les lire, les commenter et les transmettre aux personnes concernées au siège puis coordonner le retour au terrain.

· Soutenir le développement de nouveaux projets en accompagnant les collègues en charge des explorations dans l'utilisation des outils et processus programmes.

· Participer à la rédaction de nouveaux projets et à leur construction financière, en lien avec les collègues du pôle et la direction.

· Coordonner et contrôler la production et la révision du budget pays annuel et s'assurer de sa bonne adéquation avec les données OPIL. 

· Détecter des opportunités de financement pour les projets suisses et proposer de nouveaux partenariats (financements publics, y.c. Chaîne du Bonheur), en cohérence avec la stratégie, les processus de recherche de fonds et de communication.

· Développer le financement des projets sur la base de la prospection faite par l'équipe du pôle Partenariats et philanthropie et en fonction des besoins des projets.

· Coordonner la production de dossiers (narratifs et budgétaires) destinés aux bailleurs, en tenant compte de leurs exigences.

· Remplir la fiche de validation pour les nouveaux projets et les dépôts (outil VROOM) et la soumettre – selon le niveau – à la direction pour validation.

· Relire des contrats de financements avant leur signature par la direction, assurer leur archivage, informer les responsables de projets des conditions et intégrer les nouvelles échéances au rétroplanning.

· Selon les obligations contractuelles, établir les rapports financiers et coordonner l'établissement des rapports narratifs élaborés par les responsables de projets puis transmettre le tout aux bailleurs dans les délais.

· Accompagner les responsables de projets dans les relations avec les partenaires financiers, répondre à leurs questions et participer aux rencontres avec les partenaires financiers.

· Analyser périodiquement avec les responsables de projet l'adéquation entre les ressources humaines et le budget du projet.

· Transmettre aux responsables de projets les suivi budgétaires et financiers trimestriel relatifs à leur projet (budgets, dépenses).

· Assurer la bonne organisation et le bon archivage de l'ensemble des documents du programme suisse.

· En collaboration avec les équipes de terrain et les responsables de projets, mettre annuellement à jour le registre des risques des différents projets et réviser si nécessaire les plans sécurité en collaboration avec le référent sécurité. 

· Recevoir, valider et archiver les éventuels rapports d'incidents.

· Répondre aux urgences relatives à la gestion de la sécurité et donner des orientations aux équipes du programme suisse en la matière dans le cadre d'incidents.

COMMUNICATION-REPRÉSENTATION

· Accompagnement les responsables de projets dans les actions de communication menées dans sur leurs projets.

· Représenter MdM Suisse auprès des bailleurs / autorités / partenaires potentiels et existants, des médias et du grand public en Suisse.

Branche: Soziale Dienste / Non-Profit

Funktion: Anderes

Stellenprozent: 50-80%

Führungsperson: Nein

Anstellungsart: Staff (Permanent and Fixed Term)

Savoirs :

· Formation supérieure (niveau bachelor ou master) en administration, gestion, sciences sociales, santé publique, sciences politiques ou domaine jugé pertinent.

· Bonne connaissance du fonctionnement d'une ONG suisse et des exigences institutionnelles associées (redevabilité, qualité, gestion financière, partenariats).

· Solide compréhension du cycle de projet, des cadres logiques, des outils de suivi budgétaire et des exigences des bailleurs.

· Excellentes capacités rédactionnelles en français ; bon niveau professionnel en anglais et en allemand requis (lecture, rédaction, échanges avec partenaires).

Savoir-faire

· Expérience professionnelle d'au minimum 5 ans , dont : une expérience confirmée en coordination ou gestion de programmes ou de projets, idéalement dans un contexte ONG, associatif ou institutionnel, en Suisse et/ou à l'international.

· Capacité avérée à : structurer et harmoniser des processus programmatiques et financiers, accompagner et outiller des responsables de projets sans lien hiérarchique, coordonner des relations avec des bailleurs institutionnels, fondations ou partenaires publics.

· Connaissance et/ou expérience du travail dans le domaine santé-social avec un public en situation de vulnérabilité / précarité en Suisse.

· Expérience dans le suivi financier de projets, l'analyse budgétaire et la coordination de rapports financiers.

· Aisance dans le travail transversal avec différents pôles internes (programmes, finances, RH, communication, plaidoyer).

· Connaissance du domaine de la précarité et/ou de la santé publique en Suisse ainsi que des politiques sociales et sanitaires cantonales.

Savoirs-être

• Sens élevé des responsabilités et du cadre institutionnel.
• Capacité à travailler dans une posture d'appui, de coordination et de facilitation.
• Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation.
• Capacité à prioriser et à gérer des charges multiples dans un environnement évolutif.
• Aisance relationnelle et capacité à interagir avec des profils variés (RP, bailleurs, direction, partenaires).
• Esprit d'analyse, capacité de recul et d'amélioration continue.

• Adhésion aux valeurs de Médecins du Monde et sensibilité aux enjeux éthiques et sociaux des programmes.

   

CONDITIONS D'EMPLOI

Salaire annuel en 13 mensualités selon grille salariale.

Système global de rémunération intéressant / Flexibilité dans les conditions de travail / 6 semaines de vacances par année.

L'organisation applique une politique ferme en matière de prévention de l'exploitation, des abus et du harcèlement sexuel. En postulant, vous vous engagez à garantir un comportement en adéquation avec les valeurs défendues.

Dans le cadre du dispositif de lutte contre le financement du terrorisme et blanchiment d'argent, tout.e candidat.e sélectionné.e est susceptible d'être soumis.e à vérification de ses antécédents sur les listes d'exclusion internationales (Nations Unies, Union Européenne, France, Etats Unis, ...). Ces informations sont traitées de façon confidentielle et archivées sur un serveur sécurisé.

COMMENT POSTULER ET ENTRÉE EN FONCTION

Nous attendons votre dossier complet (CV, lettre de motivation, copies des diplômes et coordonnées de 3 personnes de référence dont si possible un supérieur hiérarchique) à l'adresse suivante : E-Mail auf jobboard.cinfo.ch ansehen

Nous étudierons les candidatures au fil de leur réception, avec toute l'attention qu'elles méritent.

Date d'entrée en fonction : immédiate ou à convenir.

Lieu de travail : Neuchâtel, 2 jours par semaine. Possibilité de télétravail.