Sachbearbeiter*​in Administration

Für unser Support Office der Direktion Immobilien am Limmatplatz suchen wir eine engagierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit. In dieser vielseitigen Funktion unterstützt du Führungskräfte und Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, erarbeitest Entscheidungsgrundlagen, koordinierst Anfragen und treibst Prozessoptimierungen sowie kleinere Projekte voran.

Was du bewegst

Kernaufgabe

Organisatorische und koordinative Unterstützung des Teams und der Führungskräfte

Kernaufgabe

Aufbereitung administrativer Dokumente und Entscheidungsgrundlagen wie Auswertungen, Präsentationen, Berichte, Protokolle usw.

Kernaufgabe

Selbstständige Bearbeitung von Anfragen sowie Koordination mit internen und externen Anspruchsgruppen

Kernaufgabe

Sicherstellung einer strukturierten Daten- und Informationsverwaltung sowie Mitwirkung bei der Weiterentwicklung von Prozessen

Nebenaufgaben

Verantwortung für administrative Finanzaufgaben und eigenständige Leitung kleinerer Projekte

Was du mitbringst

Mehrjährige Berufserfahrung

in einer administrativen, organisatorischen oder koordinativen Funktion

Abgeschlossene Berufslehre (EFZ)

im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Ausbildung

Deutsch (verhandlungssicher)

weitere Fremdsprachenkenntnisse wie Französisch, Italienisch oder Englisch von Vorteil

Zwingend

Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office 365 sowie idealerweise Erfahrung mit ERP-Systemen (z. B. SAP)

Gewünscht

Breites Verständnis von administrativen Abläufen sowie idealerweise Erfahrung in unterschiedlichen Themenfeldern (Immobilien, Bewirtschaftung und Versicherungs-Management)

Gewünscht

Erfahrung in einem oder mehreren Zusatzbereichen (z. B. Vertragsmanagement, Bewirtschaftung, Versicherungswesen)

von Vorteil

Erfahrung im Umgang mit Finanzprozessen oder Grundkenntnisse in Buchhaltung

Was wir dir bieten

Zentraler Arbeitsort

Zentraler Arbeitsort in der Stadt Zürich (Limmatplatz oder Nähe Hardbrücke)

Moderne Infrastruktur

Vielfältige Arbeitszonen und moderne Co-Working-Spaces mit fortschrittlicher Ausstattung

Sozialleistungen

Attraktive Anstellungsbedingungen mit sehr guten Sozialleistungen

Klubschule und Freizeitanlagen

70% Rabatt bei Angeboten der Migros Klubschule, 30% Rabatt für Fitness-/Wellness-/Aquaparks

Migros Bank

Kostenlose Kontoführung und Vorzugszinsen auf dem Privat- und Anlegekonto

Versicherungen

Bis zu 25% Rabatt bei diversen Versicherungen wie Auto, Privathaftpflicht- und Hausrat, Rechtschutz und viele mehr

Bewerbung & Kontakt

Aline Tschopp

Specialist Employer Branding

Rekrutierungsprozess

Bewerbungsunterlagen einreichen

Für eine vollständige Bewerbung benötigen wir deinen Lebenslauf, deine Zeugnisse und Diplome. Ein Foto im Lebenslauf sowie ein Motivationsschreiben sind nicht notwendig. Wir leben Chancengleichheit für alle Bewerber*innen. Wir haben einen standardisierten Rekrutierungsprozess. Sollte das für dich nicht funktionieren, erwähne es in deinem Bewerbungsdossier.

Vorselektion der Bewerbungen

Eingegangene Bewerbungen prüfen wir laufend, erstellen eine Vorselektion und geben diese der Führungsperson zur Ansicht frei. Der Entscheid über das Weiterkommen oder Ausscheiden aus dem Rekrutierungsprozess wird per Telefon oder E-Mail kommuniziert. Dauer bis Rückmeldung: Bis zu drei Wochen

Gespräch mit HR & Fachabteilung

Das Gespräch wird mit der zuständigen Person aus dem HR und/oder der Fachabteilung virtuell oder vor Ort durchgeführt. Dabei geht es in erster Linie darum, mehr über die Personal- und Fachkompetenzen zu erfahren und gibt beiden Seiten die Möglichkeit, den kulturellen Fit ins Unternehmen und Team zu beurteilen. Dauer bis Rückmeldung: Bis zu drei Wochen

Fachgespräch

In einem Fachgespräch werden spezifische für die Ausführung des Jobs relevante Kenntnisse durch die Führungsperson und/oder einer anderen Fachperson und allenfalls dem Team abgefragt. Wenn möglich gibt es danach Zeit den Arbeitsplatz und Team im freien Gespräch besser kennen zu lernen. Dauer bis Rückmeldung: Bis zu drei Wochen

Angebot & Vertragsausstellung (Digital)

Nach unserem mündlichen Stellenangebot werden die wichtigsten Vertragspunkte nochmals verifiziert. Nach Übereinkunft wird die Vertragserstellung in Auftrag gegeben und zur digitalen Signatur per E-Mail versendet. Dauer bis Rückmeldung: Bis zu einer Woche