Administrateur(trice) de projet

Gérer et coordonner un portefeuille de fonds philanthropiques Accompagner les philanthropes et contribuer au développement de la Fondation About Our Client:

Swiss Philanthropy Foundation est une fondation abritante indépendante d'utilité publique basée à Genève. Créée en 2006, sa mission est d'encourager la philanthropie par la création et l'administration de fonds philanthropiques : elle offre aux donateurs, particuliers et fondations donatrices, un accès facilité à la philanthropie par une structure légère, agile et économique, permettant ainsi de simplifier leurs démarches administratives et de renforcer l'impact de leurs dons.

Swiss Philanthropy Foundation a créé 100 fonds abrités et distribue en moyenne près de 40 millions par an en Suisse et dans le monde. La Fondation héberge également des fonds institutionnels pour d'autres fondations ainsi que des collaborations. Elle est active dans des activités de promotion de la philanthropie où elle développe des partenariats solides dans les domaines de la formation continue et de la culture.

« Nous accompagnons de façon personnalisée la réalisation d'initiatives philanthropiques pour contribuer à un monde meilleur. »

Job Description:

Gestion administrative et opérationnelle d'un portefeuille de fonds abrités (philanthropes et fondations) :

• Accompagnement et coordination des comités de pilotage des fonds ainsi que de leur éventuel personnel dédié : contact et relation, préparation et animation des séances, prise de PV, suivi de la gouvernance et des procédures opérationnelles ;
• Gestion administrative de l'intégralité du processus de distribution des dons ( grantmaking) en collaboration avec le comité de pilotage : analyse ( due diligence ) du statut d'utilité publique des organisations bénéficiaires, préparation des contrats de don, des paiements, collecte des rapports de suivi ;
• Coordination et suivi, le cas échéant, d'experts ou consultants mandatés, ou de personnel dédié à l'activité du fonds abrité ;
• Pilotage et suivi de la trésorerie des fonds attribués : dotations des donateurs, budgets, engagements, dépenses, soldes disponibles ;
• Assurer le suivi général et le bon déroulement de l'activité des fonds au nom de la Fondation, en collaboration et dialogue avec les donateurs et comités de pilotage.
• Développement actif des fonds abrités et de la relation à long terme avec les donateurs.
• Participation à la création et mise en place de nouveaux fonds abrités : présentation des solutions, participation aux discussions, suivi administratif en vue du déploiement du fonds.
• Participation active au développement de la fondation et autres tâches en fonction des opportunités de la Fondation, notamment mise en place et suivi de nouvelles offres ou nouveaux outils.
• Utilisation des outils digitaux CRM, ERP, Drive (suite Microsoft)

The Successful Applicant:

• Formation universitaire supérieure ou équivalente.
• Expérience professionnelle confirmée (minimum 5 ans) dans l'administration et le suivi opérationnel de dossiers et de processus, y compris la gestion budgétaire, idéalement acquise dans une PME ou une fondation donatrice. Une expertise thématique spécifique n'est pas requise.
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit. La connaissance d'autres langues, notamment l'allemand, constitue un atout majeur.
• Aptitude avérée à coordonner des personnes externes et à animer des groupes.
• Aisance relationnelle, sens de l'écoute et esprit de collaboration développés.
• Goût pour le partage des connaissances, l'intelligence collective et la contribution active aux réflexions communes.
• Solides compétences rédactionnelles et de synthèse, ainsi qu'une expression orale claire et convaincante.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers ou projets, avec efficacité et sérénité.
• Dynamisme, réactivité et sens de l'initiative.
• Aisance avec les chiffres, esprit analytique et intérêt marqué pour les tâches administratives.
• Méthode, rigueur, précision et sens de l'organisation.
• Autonomie dans le travail, avec un fort sens des responsabilités
What's on Offer:
• Un environnement de travail fondé sur des valeurs humaines fortes, alliant respect, engagement et coopération.
• Une culture entrepreneuriale favorisant l'autonomie, la créativité et la prise d'initiatives.
• L'opportunité d'évoluer dans le secteur de la philanthropie, avec une vision transversale des thématiques soutenues.
• Un poste riche et stimulant, offrant une grande diversité de tâches, des interactions variées et des échanges nourris avec des acteurs engagés du monde philanthropique.
• La possibilité de contribuer activement au développement d'une fondation ambitieuse et en pleine croissance, attentive au bien-être et à l'évolution de ses collaborateur·trice·s.
• Un cadre de travail bienveillant, au sein d'une équipe dynamique, dans un esprit de confiance et de collaboration.
• Des bureaux accueillants et idéalement situés à proximité des transports publics.
• Un jour de télétravail par semaine, à partir de 6 mois d'ancienneté.
• 5 semaines de vacances par an.
• Prestations prévoyances supérieures au régime obligatoire.