Officemanager:in - 80-100%

Für unsere Mandantin, ein etabliertes KMU aus dem Bereich Bau- und Gebäudetechnik, suchen wir per 01. Oktober 2026 oder nach Vereinbarung eine erfahrene und selbstständige Persönlichkeit, die im Büro die Fäden zusammenhält und Verantwortung für ein vielseitiges Aufgabengebiet übernimmt als:

In dieser Funktion sind Sie die zentrale administrative Anlaufstelle des Unternehmens und arbeiten eng mit der Geschäftsleitung, dem Service und der Bauleitung zusammen. Sie organisieren Ihren Verantwortungsbereich weitgehend eigenständig, stehen im direkten Kontakt mit Kunden und sorgen dafür, dass von der Administration über die Disposition bis hin zu Personal und Finanzen alles zuverlässig funktioniert.

Ihre Aufgaben:

• Geschäftsleitungsassistenz & Office Management: Sie unterstützen die Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft, koordinieren administrative und organisatorische Themen und sorgen für einen reibungslosen Büroalltag.
• Finanzadministration: Sie verantworten die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, erstellen Rechnungen, überwachen Zahlungseingänge und führen das Mahnwesen. Zudem bereiten Sie die notwendigen Unterlagen für den externen Treuhänder sowie die Halbjahres- und Jahresabschlüsse vor.
• Personal & Salär: Sie übernehmen die Personaladministration und kümmern sich zuverlässig um sämtliche Aufgaben rund um die Lohnverarbeitung und Mitarbeitendenadministration.
• Offert- & Auftragswesen: Sie erstellen und bearbeiten Offerten, unterstützen bei der administrativen Abwicklung von Aufträgen und stellen eine saubere Dokumentation der laufenden Geschäftsfälle sicher.
• Kundenkontakt & Servicedisposition : Als erste Ansprechperson betreuen Sie Kunden telefonisch und persönlich, koordinieren Servicetermine und übernehmen die dazugehörige Administration sowie Nachbearbeitung.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen mehrere Jahre Berufserfahrung in einer vielseitigen administrativen Funktion mit
• Sie sind zahlenaffin und verfügen idealerweise über praktische Kenntnisse in der Finanz-, Lohn- und Personaladministration; Erfahrung aus der Bau-, Handwerks- oder Gebäudetechnikbranche ist ein Plus
• Sie arbeiten ausgesprochen selbstständig, strukturiert und verantwortungsbewusst und fühlen sich wohl in einer Funktion, in der Sie Ihren Arbeitsbereich eigenständig organisieren
• Sie kommunizieren stilsicher auf Deutsch, treten gegenüber unterschiedlichen Ansprechpartnern souverän auf und bewahren auch bei anspruchsvollen Kundengesprächen oder einem lebhaften Tagesgeschäft die nötige Ruhe
• Sie sind eine pragmatische und lösungsorientierte Persönlichkeit, die gerne mitdenkt, Prioritäten richtig setzt und sich in einem bodenständigen KMU-Umfeld wohlfühlt

Das erwartet Sie:

• Eine zentrale und verantwortungsvolle Position mit einem breiten Aufgabenspektrum und viel Eigenständigkeit
• Ein familiäres, eingespieltes KMU-Team mit direkter Zusammenarbeit mit Geschäftsleitung, Service und Bauleitung
• Viel Abwechslung durch die Kombination aus Office Management, Kundenkontakt, Disposition, Personaladministration und Finanzen
• Ein bodenständiges und unkompliziertes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und der Möglichkeit, Ihr Wissen und Ihre Erfahrung aktiv einzubringen
• Eine langfristig ausgerichtete Position mit Entwicklungsmöglichkeiten und klar geregelten Arbeitszeiten

Sie schätzen eine vielseitige Allrounder-Funktion, arbeiten gerne selbstständig und behalten auch dann den Überblick, wenn Telefon, Kundenanfragen, Administration und Zahlen gleichzeitig Ihre Aufmerksamkeit verlangen? Dann freut sich Karoline Niggli auf Ihre Bewerbung über den «Jetzt bewerben»-Button.