Fachmitarbeiter:in Administration und Kursorganisation 40-60%

 

 

HEKS beschäftigt über 1500 fest angestellte Mitarbeiter:innen. An 24 Standorten in der Schweiz und weltweit in 35 Ländern ist HEKS mit 290 Programmen und Projekten im Umfang von rund 144 Millionen Schweizer Franken tätig. Im Jahr 2025 erreichte HEKS rund 12 Millionen Menschen mit seiner Arbeit.

HEKS verfolgt die Vision einer gerechten Welt, in welcher die Würde aller Menschen respektiert wird, Frieden herrscht und die natürlichen Lebensgrundlagen bewahrt werden. Ziel ist eine Transformation auf sozialer, wirtschaftlicher und politischer Ebene. HEKS leistet einen Beitrag zur Verbesserung der Lebensumstände von Menschen in der Schweiz und weltweit, fordert ihre Rechte ein und sensibilisiert und mobilisiert zu diesem Zweck.

Eine gelebte Diversität - Inklusion ist uns ein Anliegen:
Wir begrüssen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Alter oder sexueller Orientierung.

HEKS in-fra ist ein Sprach- und Integrationsprogramm für Frauen, Männer und Kinder und bietet im Kanton Thurgau Deutschkurse auf verschiedenen Niveaustufen an. Aktuell sind dies 50 Semesterkurse an 4 Standorten (Arbon, Amriswil, Weinfelden und Kreuzlingen), die von 20 Kursleitungen Sprache und Integration durchgeführt werden. HEKS in-fra ist ausserdem eine qualifizierte fide Prüfungsinstitution.

Ab sofort, befristet bis 31.12.2027 mit Aussicht auf Verlängerung resp. unbefristete Anstellung, suchen wir eine oder einen:

Fachmitarbeiter:in Administration und Kursorganisation 40-60%

Zweck der Funktion:

Du bist die administrative und organisatorische Drehscheibe des Kursbetriebs. Du sorgst dafür, dass Daten, Informationen und Abläufe zuverlässig zusammenlaufen, die Administration reibungslos funktioniert und Anliegen effizient bearbeitet werden.

Das sind deine Hauptaufgaben:

Kursadministration und Datenmanagement

• Du koordinierst die Administration rund um die Teilnehmenden und Kurse, nimmst Kursanmeldungen entgegen und erfasst sie im System.
• Du kommunizierst mit externen Stellen und planst gemeinsam mit internen Fachpersonen das Kursangebot. Dabei behältst du auch bei Veränderungen und neuen Anforderungen den Überblick.

Rechnungsstellung und Administration

• Du bereitest Kursverrechnungen vor, erstellst Rechnungen und behältst Zahlungen sowie offene Pendenzen im Blick.
• Du bedienst den Schalter und bist Ansprechpartner:in für Fragen und Anliegen von Interessent:innen und Kursteilnehmenden.

Koordination und Zusammenarbeit

• Als Drehscheibe arbeitest du eng mit Teilnehmenden, zuweisenden Stellen, Kursleitenden und internen Funktionen zusammen.
• Du koordinierst Anliegen, bringst die richtigen Personen zusammen und sorgst dafür, dass Informationen zuverlässig fliessen. 

Prozesse und Weiterentwicklung

• Du erkennst Verbesserungspotenziale, bringst eigene Ideen ein und hilfst mit, administrative Abläufe einfacher, digitaler und effizienter zu gestalten.

Das bringst du mit:

• Du bist ein Organisationstalent mit einer schnellen Auffassungsgabe und einem guten Gespür für Zusammenhänge.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und sehr zuverlässig und fühlst dich im Umgang mit Daten und digitalen Arbeitsinstrumenten zuhause.  Genauigkeit und Verbindlichkeit sind dabei für dich selbstverständlich.
• Du bist ein:e Teamplayer:in, arbeitest gerne mit unterschiedlichen Menschen und Funktionen zusammen und kannst verschiedene Perspektiven und Bedürfnisse zusammenbringen.
• Veränderungen begegnest du offen und flexibel. Wo noch nicht alles definiert oder eingespielt ist, siehst du Gestaltungsspielraum statt Hindernisse.
• Bei unterschiedlichen Interessen und anspruchsvollen Situationen bleibst du sachlich, behältst das gemeinsame Ziel im Blick und trägst konstruktiv zu Lösungen bei.
• Gerade wenn sich Abläufe oder Zuständigkeiten verändern, kommunizierst du klar, verbindlich und freundlich.
• Du hast Freude daran, neue Prozesse mitzuentwickeln, Struktur zu schaffen und mit dem nötigen Pragmatismus dafür zu sorgen, dass Lösungen auch umgesetzt und zu Ende gebracht werden.

Das darfst du von uns erwarten:

• Ein partizipatives und rollenbasiertes Arbeitsumfeld mit viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum in der Organisation
• Eine vielseitige und verantwortungsreiche Tätigkeit im interkulturellen Kontext
• Flexibles Arbeitszeitenmodell und moderne Anstellungsbedingungen
• Ein engagiertes Team
• Ein gut erreichbarer Arbeitsplatz in Amriswil

Möchtest du das HEKS-Team ergänzen? Dann freuen wir uns sehr auf deine Bewerbung via unserem Bewerbungstool . Bitte hab Verständnis, dass E-Mail oder Briefbewerbungen nicht verarbeitet werden können. Die Bewerbungsgespräche (erste Runde) sind am Mittwoch, 14. Oktober 2026 geplant.

Für weitere Auskünfte steht dir Elvira Escher unter E-Mail auf apply.refline.ch ansehen zur Verfügung.

Weitere Informationen über HEKS in-fra findest du unter  HEKS in-fra | HEKS